Αναζωογόνηση λειτουργιών μίας σύγχρονης διοίκησης σε περιόδους κρίσης, Η Ναυτεμπορική

Απαραίτητη θεωρείται η επανεξέταση της αποτελεσματικότητας των λειτουργιών μάνατζμεντ των σύγχρονων επιχειρήσεων σε περίοδο κρίσης, ώστε να επαναπροσδιορίζονται ο ρόλος τους, καθώς και οι αρχές και οι κανόνες που διέπουν τη δράση τους, προκειμένου να επιταχύνεται η επίτευξη προκαθορισμένων στόχων και να ενισχύεται το πνεύμα συλλογικότητας μεταξύ των στελεχών της επιχείρησης.

Τα κύρια σημεία που χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής για κάθε μία από τις λειτουργίες διοίκησης, όπως επισημαίνονται στο EXECUTIVE από το γενικό διευθυντή του Συνδέσμου Επιχειρήσεων Λιανικής Πώλησης Ελλάδας (ΣΕΛΠΕ), Αντώνη Ζαΐρη, είναι:

1. Προγραμματισμός: α) Καθορισμός αντικειμενικών στόχων, β) απάντηση στα βασικά ερωτήματα: Τι πρέπει να γίνει; Πώς πρέπει να γίνει; Ποιος θα το κάνει;

2. Οργάνωση: Αυτή πρέπει να διαφέρει από την οποιαδήποτε τυχαία ή συμπτωματική προσπάθεια και να αποκτήσει στοιχεία επιστημονικότητας και εμπειρίας. Τα βασικά στοιχεία της είναι:

- καθορισμός ομάδων ηγεσίας

- καταμερισμός εργασίας σε άτομα, περιγραφή ευθυνών

- ανάθεση εξουσίας, αρμοδιότητες, ελευθερία δράσης

- φροντίδα για το συντονισμό εξουσίας, οριζόντια και κάθετα.

3. Διεύθυνση - Ηγεσία: Είναι αναγκαία για την αξιολόγηση της απόδοσης εργαζομένων, αλλά και για την επίτευξη του επιδιωκόμενου αποτελέσματος. Η υιοθέτηση μιας ολοκληρωμένης πολιτικής κινήτρων (υλικών, ηθικών, κοινωνικών κ.ά.) είναι έργο της ηγεσίας.

4.Έλεγχος:  Με την ολοκλήρωση του έργου και της επίτευξης των στόχων απαιτείται να γίνει έλεγχος των αποτελεσμάτων στη βάση συγκρίσιμων στοιχείων του παρελθόντος ή καθορισμού ποσοτικών και ποιοτικών προτύπων.

5. Λήψη αποφάσεων: Όλες οι δραστηριότητες, καθώς και η επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης βασίζονται στις αποφάσεις. Η αριστοποίηση των αποφάσεων, μέσω μιας διαδικασίας επιστημονικής τεκμηρίωσης και προπαρασκευής, διευκολύνει το έργο της επιχείρησης.

6. Στελέχωση: Αφορά την κάλυψη λειτουργικών, ιεραρχικών θέσεων μάνατζερ σε όλα τα επίπεδα διοίκησης (ανώτατο - ανώτερο - μεσαίο - κατώτερο). Αν προκύπτει ανάγκη υποστήριξης σε συμβουλευτικό επίπεδο, τότε η επιχείρηση απευθύνεται σε εξειδικευμένους συμβούλους που έχουν ρόλο επιτελικό και αρκούνται στη συμβουλευτική υποβοήθηση. Τα στελέχη οποιασδήποτε βαθμίδας, στην καθημερινή τους δράση, έχουν ένα πεδίο ευθύνης, εξουσίας και ελέγχου έναντι του εαυτού τους, αλλά και των στελεχών των οποίων προΐστανται.

7. Επικοινωνία: Πρόκειται για κατεξοχήν σημαντική λειτουργία, που συνίσταται στην αμφίδρομη ροή πληροφοριών, στην ανταλλαγή σκέψεων μεταξύ δύο μερών, με στόχο τη μεταβίβαση μηνυμάτων και την εξασφάλιση αμοιβαίας κατανόησης και εμπιστοσύνης. Βασική προϋπόθεση της σωστής επικοινωνιακής προσέγγισης  είναι η ύπαρξη του απαραίτητου πληροφοριακού υλικού που θα διαμορφωθεί σε μήνυμα, το οποίο με τη σειρά του μεταβιβάζεται με τη μορφή λέξεων, συνθημάτων, επίδειξης ή άλλων τρόπων συμπεριφοράς και έκφρασης. Αξιοσημείωτο είναι ότι ένα μεσαίο στέλεχος αφιερώνει το 80% του χρόνου του σε επικοινωνίες και μόνο το 19% σε δημιουργική εργασία. Τα σημαντικότερα εμπόδια στην έναρξη και εξέλιξη της επικοινωνίας μεταξύ δύο συναλλασσόμενων μερών είναι, κατά τον κ. Α. Ζαΐρη, η αδράνεια και η αδιαφορία, η απόσπαση προσοχής, το περιβάλλον της επιχείρησης, οι προκαταλήψεις και οι ιδεοληψίες, η διαφορετική ερμηνεία των λέξεων, η εκφραστική αδυναμία μετάδοσης ενός μηνύματος κ.ά. Όσον αφορά τις ποσοστώσεις λήψης και συγκράτησης μηνυμάτων από τις αισθήσεις μας, αυτές έχουν ως εξής:
Λήψη μηνυμάτων: όραση 83%, ακοή 11%, όσφρηση 3,5%, αφή 1,5%, γεύση 1% & Συγκράτηση μηνυμάτων: όραση 30% του 83%, ακοή 20% του 11%.

8. Λήψη αποφάσεων: Είναι απαραίτητο σήμερα να μιλάει κάποιος για επιστημονική προπαρασκευή στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Οι αποφάσεις συνδέονται άμεσα με τη ζωή και την εξελικτική πορεία της επιχείρησης. Τα στάδια λήψης μιας απόφασης είναι: εντοπισμός του προβλήματος/κατάστασης, ανάλυση της κατάστασης, λήψη απόφασης, κοινοποίηση.

9. Υποκίνηση: Αφορά την υιοθέτηση και εξέλιξη της διαδικασίας των παραγόντων ικανοποίησης και ενεργοποίησης της συμπεριφοράς των εργαζομένων. Αυτό που πρέπει να γίνει κατανοητό, όπως σημειώνει ο κ. Α. Ζαϊρης, είναι ότι η θέσπιση κινήτρων εντάσσεται στο πλαίσιο μιας πολιτικής που χαρακτηρίζεται από συνέχεια και συνέπεια, μιας και συνδέεται άμεσα με τη στοχοθέτηση και την κερδοφορία των επιχειρήσεων. Τα κίνητρα αναλύονται σε υλικά (προμήθειες, bonus, ποσοστά επί των εισπράξεων), ηθικά (έξαρση προσωπικότητας και προβολή του έργου των εργαζομένων), κοινωνικά (ενίσχυση της κοινωνικής θέσης εργαζομένων, εκδηλώσεις, βραβεία), συμμετοχικά (συμμετοχή στα κέρδη των επιχειρήσεων) κ.ά.

10. Συντονισμός: Από τις πλέον σημαντικές λειτουργίες, ιδιαίτερα σε δυσχερείς περιόδους στην αγορά. Η αποτελεσματικότητα της λειτουργίας του συντονισμού σχετίζεται άμεσα με την εναρμόνιση των συντελεστών παραγωγής και τη συνεργασία των στελεχών της επιχείρησης για την επίτευξη κοινών στόχων. Προϋποθέσεις σωστής εκτέλεσης της λειτουργίας του συντονισμού είναι: (α) η ύπαρξη ενός ολοκληρωμένου προγράμματος δράσης προς υλοποίηση, (β) η ευέλικτη οργανωτική δομή και (γ) η διοίκηση της εταιρείας που διαθέτει γνώση και πείρα για καλύτερο συντονισμό των στελεχών.

11. Δημιουργικότητα: Είναι η επιστήμη που ασχολείται με την πλάγια, την αποκλίνουσα σκέψη. Πρόκειται για συγκεκριμένη μεθοδολογία καταλογισμού παραγωγής αυθόρμητων ιδεών και σκέψεων, που συμβάλλει στη δημιουργική αντιμετώπιση και επίλυση προβλημάτων. Η δημιουργική σκέψη βρίσκει πρόσφορο έδαφος στην αναζήτηση εναλλακτικών δημιουργικών λύσεων, εκεί όπου ο συμβατικός τρόπος σκέψης έχει αποτύχει.